Boekhouden met Excel – Waar moet ik rekening mee houden?

Je zult er niet snel aan denken, maar 9 van de 10 keer heb je al een boekhoudprogramma op je computer staan. Het welbekende Excel van Microsoft is namelijk een goed programma om een simpele administratie mee bij te houden. Veel zzp’ers die net begonnen zijn, hebben geen zin of financiële middelen om te investeren in een ‘professioneel’ boekhoudprogramma. Voor hen is Excel ontwikkeld.

Introductie boek boekhouden Excel

Er bestaan zowel voor- als nadelen aan het gebruik van Excel. Een van de belangrijkste voordelen van Excel is het feit dat het programma vaak al op de PC aanwezig is en daarmee dus gratis is, of in ieder geval lage aanschafkosten heeft. Het is daarmee perfect voor beginnende ondernemers die niet te veel willen uitgeven. Daarnaast kun je je boekhouding gemakkelijk zelf in richten of je kiest voor reeds bestaande sjablonen. Je bent namelijk niet de enige die Excel als boekhoudprogramma heeft gebruikt (Neem nou de fantastische gratis templates van ZelfBoekhouden.org). Er zijn veel voorbeelden op het internet te vinden van hoe een Excel-boekhouding er uit zou moeten zien. Het is dan aan jou om je boekhouding verder in te richten.

Tot slot is Excel in principe overal te gebruiken. Of het nu gaat om je thuispc die draait op Windows of je Macbook die je gebruikt voor werkzaamheden. Ook biedt Microsoft een goede ondersteuning voor mobiele apparaten, waardoor je je boekhouding eventueel ook op je smartphone of tablet kunt bijhouden. Dit is ideaal voor zzp’ers die veel onderweg zijn en graag hun administratie on-the-go willen bijhouden.

Ondanks dat het bovenstaande goed klinkt, valt niet te ontkennen dat er ook nadelen kleven aan het gebruik van Excel als boekhoudprogramma voor je bedrijf. Het is namelijk belangrijk om te onthouden dat alles zelf gedaan moet worden. Zo is er geen klantenservice die je kan helpen als je ergens vastzit. Ook is het van belang dat je goed op de hoogte bent van de mogelijkheden van Excel. Een goede kennis van de verschillende formules is daarbij erg belangrijk. Het handmatig invoeren van formules kan erg tijdrovend zijn. Dit is een van de functies die een boekhoudprogramma voor je kan overnemen. Door het echter zelf te doen, begrijp je beter hoe een efficiënte boekhouding in elkaar steekt.

Afsluitend is het belangrijk om te melden dat Excel geen automatische koppeling heeft met een kassasysteem, webwinkel of jouw zakelijke bank. Zij bieden normaliter geen ondersteuning aan voor Excel-boekhoudingen. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden.

Hoe houd ik zelf de boekhouding bij?

Als je zelfstandig ondernemer bent, ben je verplicht om je boekhouding bij te houden. Voor veel starters is dit een obstakel, maar dat hoeft het niet (meer) te zijn. Het is niet meer noodzakelijk om honderden euro’s uit te geven aan accountants. Er zijn namelijk twee manieren die je kunt gebruiken om de boekhouding van je eigen bedrijf zelf te doen. Je kunt kiezen om het handmatig bij te houden in Microsoft Excel, of om het te automatiseren en een online boekhoudprogramma aan te schaffen.

Kies je er voor om je boekhouding in Excel bij te houden, dan kies je ervoor om veel handmatig te doen. Deze optie is misschien wat minder geschikt voor ondernemers die totaal geen benul van boekhouden hebben en wat meer geschikt voor echte doorzetters en mensen die willen leren hoe het moet. Het boekhouden in Excel kan echter een stuk gemakkelijker worden gemaakt door sjablonen te downloaden van het internet. Dit zijn geprepareerde Excel-bestanden die een goed voorbeeld geven van hoe een boekhouding er uit dient te zien. Daarmee hoef je je in ieder geval geen zorgen meer te maken over het houden van overzicht. Wel dien je bekend te zijn met de genoemde termen en moet je weten hoe formules werken in Excel. Ben je hier niet van op de hoogte? Dan is het wellicht makkelijker om te kiezen voor een kant-en-klaar-pakket dat je online kunt vinden.

Er zijn namelijk veel boekhoudprogramma’s beschikbaar op het internet. Deze programma’s zijn geschikt voor beginners en bieden veel verschillende opties aan. Een voorbeeld daarvan is Acumulus, een boekhoudprogramma dat wordt aangeboden door Siel en dat reeds werd verkozen tot beste in zijn soort. Dit soort programma’s zijn altijd bereikbaar omdat ze online staan. Voor deze service vragen ze doorgaans niet meer dan een tientje per maand. Doordat ze zo uitgebreid zijn en automatisch werken, heb je per maand slechts één dagdeel nodig om alles uit te werken. Als je daarbij optelt dat je per jaar veel minder geld kwijt bent, is dit een goede en logische optie om te kiezen als je je eigen zaakjes wilt bijhouden.

Bovenal is het vooral belangrijk om nauwkeurig te werken wanneer je je administratie bijhoudt. Zorg dat je altijd weet wat er binnen komt en wat er uit gaat, onder andere door bonnetjes te houden. Wees daarnaast zorgvuldig met urenregistratie en laat je administratie zo nu en dan eens controleren door een accountant om te kijken of alles goed in elkaar steekt.